Integritetspolicy

BYKI Stenografen bevakar din kalender (skrivskyddat), skickar en bot som ansluter till dina digitala möten efter att ha släppts in, spelar in och transkriberar dem med medgivande och använder en språkmodell för att skapa mötesprotokoll som levereras till dig. Denna policy beskriver hur vi behandlar personuppgifter enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

1. Personuppgiftsansvarig

Byki.ai är personuppgiftsansvarig (data controller) för ditt konto. Tjänsten tillhandahålls av Byki.ai. Kontaktuppgifter finns på byki.ai. Kontakta oss på kontaktformuläret för integritetsfrågor, eller via kontaktformuläret för allmänna frågor och support. För innehållet i dina möten agerar Byki.ai personuppgiftsbiträde (processor) åt dig som kontoägare.

2. Vilka uppgifter vi behandlar

• Kontouppgifter: namn och e-postadress från din Google- eller Microsoft-inloggning.
• Kalenderdata: endast tid, titel, möteslänk och deltagarnas e-postadresser för kommande möten — aldrig innehållet i dina mejl eller filer.
• Mötesdata: ljud — och video på planer som inkluderar videoinspelning — transkript, talaretiketter och genererade protokoll för de möten boten deltar i (med ditt och deltagarnas medgivande), samt egna anteckningar och kommentarer du lägger till.
• Leveransdata: där du aktiverar det, genererade protokoll som levereras till din valda kanal (e-post, Slack, en webhook, Notion, Google Docs eller ett Word-dokument).
• Betaluppgifter: hanteras av Stripe — kortnummer rör aldrig våra system.
• Organisationsnummer: det organisationsnummer du anger för fakturering — för en enskild firma är det ditt personnummer — lagras hos betalningsleverantören Stripe och används bara för fakturering och moms. Det visas maskat i portalen.
• Kontaktförfrågningar: namn, e-postadress, eventuellt företag och ditt meddelande när du hör av dig via kontaktformuläret. Sparas i högst 180 dagar, så att vi kan svara.
• Webbplatsbesökare: cookies och liknande lagring i din webbläsare. Statistik sparas bara om du samtycker. Se sidan Cookies.

3. Så flödar dina mötesdata

Tjänsten fungerar som en kedja: (1) kalenderbevakningen läser dina kommande möten skrivskyddat; (2) en bot ansluter till det digitala mötet (Google Meet eller Microsoft Teams) när värden släppt in den, och postar ett samtyckesmeddelande i möteschatten; (3) mötet spelas in och transkriberas, med tal-till-text inom EU; (4) en språkmodell skapar mötesprotokollet; (5) protokollet levereras till appen och via e-post, och valfritt till Slack, en webhook, Notion, Google Docs eller som Word-dokument. Om flera Stenografen-användare deltar i samma möte ansluter en enda bot och varje användare får sin egen privata kopia av protokollet — dina egna anteckningar och kommentarer är aldrig synliga för andra användare. Varje steg beskrivs på vår sida Underbiträden.

4. Google-användardata och Limited Use

När du loggar in med Google begär Stenografen följande behörigheter:

• openid, email, profile — för att skapa och identifiera ditt konto (namn och e-post).
• Google Calendar, skrivskyddad (.../auth/calendar.events.readonly) — för att läsa tid, titel och möteslänk för dina kommande möten så att boten vet när och var den ska delta. Vi läser aldrig din e-post, dina kontakter, dina Drive-filer eller annat innehåll.
• Google Drive, åtkomst per fil (.../auth/drive.file) — endast där du väljer att få protokoll levererade till Google Docs, och enbart för att skapa det dokumentet. Detta är den mest begränsade Drive-behörighet Google erbjuder: den ger åtkomst endast till filer som applikationen själv skapat. Vi kan inte se, öppna eller ändra någon annan fil i din Drive.

Vi använder Google-data enbart för att leverera tjänstens funktioner till dig. Vi säljer aldrig Google-data, använder den aldrig för annonsering och använder den aldrig för att träna generella AI-/ML-modeller. Ingen människa läser din Google-data utom när du uttryckligen gett medgivande, när det krävs av säkerhets- eller felsökningsskäl, eller när lag kräver det.

Vad vi lagrar från Google

• Åtkomst- och uppdateringstoken för din Google-koppling, krypterade i vår databas. Vi använder dem bara för att läsa dina kommande möten och, om du slagit på Google Docs, för att skapa ditt protokolldokument.
• Kommande händelser: för varje händelse lagrar vi starttid, titel, möteslänk och deltagarnas e-postadresser (används när du väljer att leverera protokollet till deltagarna), samt händelsens id så att vi känner igen den vid nästa synkning. Händelsens plats och beskrivning läser vi bara för att leta efter en möteslänk; de lagras inte.
• Vi lagrar inget annat från din kalender, och inget från din e-post, dina kontakter eller din Drive.

Hur länge: token sparas så länge kopplingen finns. Händelsens uppgifter ligger kvar på mötesposten under din plans lagringstid för text, räknat från när mötet tog slut (se avsnitt 10); därefter raderas titel, länk, deltagare och händelse-id från den.

Kalenderdata och språkmodellen

Kalenderfält når aldrig språkmodellen. Den får bara mötets transkript och de anteckningar du själv skrivit; titel, länk, deltagare och tid från din kalender skickas inte till den. Möteslänken används av vår mötesbot, som körs i vår egen hosting, för att ansluta till mötet. Om du slår på Google Docs får dokumentet mötets titel och datum som namn och skapas i din egen Drive.

Delning

Vi säljer eller delar inte Google-data. Den behandlas bara av de underbiträden som driver tjänsten åt oss (hosting och databas samt säkerhetskopior) — se sidan om underbiträden — och, där lag kräver det, av myndigheter.

Radera dina data och återkalla åtkomst

• Koppla bort i appen: knappen Koppla bort kalendern i kalendervyn raderar de lagrade token direkt och avbokar de kommande mötena från den kalendern. Att koppla bort i appen tar inte bort behörigheten i ditt Google-konto — gör det också genom att ta bort Stenografen på myaccount.google.com/permissions. Det kan du göra när som helst, med eller utan att först koppla bort; åtkomsten upphör då direkt.
• Radera kontot: i appen. Token och alla andra data tas bort direkt; kopior i våra krypterade säkerhetskopior roteras bort inom cirka fem veckor.
• Möten: händelser som redan blivit möten behåller sina uppgifter tills lagringstiden i avsnitt 10 gått ut, eller tills du raderar mötet.
• Dokument i din Drive som vi skapat åt dig är dina. Vi raderar dem inte; du kan radera dem själv i Google Drive.

Stenografens användning och överföring av information som tas emot från Googles API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive Limited Use-kraven.

Stenografen's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

5. Microsoft-användardata

När du loggar in med Microsoft begär Stenografen följande behörigheter:

• openid, profile, email, User.Read — för att skapa och identifiera ditt konto (namn och e-post).
• Calendars.Read — skrivskyddad åtkomst till din kalender, för att läsa tid, titel, möteslänk och deltagare för dina kommande möten så att boten vet när och var den ska delta. Vi skapar, ändrar eller raderar aldrig händelser.
• offline_access — gör att vi kan förnya kopplingen med en uppdateringstoken, så att boten kan delta i dina möten och vi kan läsa din kalender även när du inte är inloggad.
• Files.ReadWrite.AppFolder — endast där du väljer att få protokoll levererade som Word-dokument: dokumentet skrivs till applikationens egen mapp i din OneDrive. Behörigheten ger åtkomst till den mappen och inget annat; vi har ingen åtkomst till dina övriga filer.

Vi läser aldrig din brevlåda, dina kontakter eller annat innehåll, och vi använder Microsoft-data enbart för att leverera tjänstens funktioner till dig.

Vad vi lagrar från Microsoft

Samma som för Google: åtkomst- och uppdateringstoken, krypterade i vår databas, och för varje kommande händelse starttid, titel, möteslänk, deltagarnas e-postadresser och händelse-id. För att hitta en möteslänk läser vi också händelsens plats och innehåll; de lagras inte. Token sparas så länge kopplingen finns, och händelsens uppgifter under din plans lagringstid för text (avsnitt 10). Kalenderfält når aldrig språkmodellen, och data delas bara med de underbiträden som beskrivs i avsnitt 8.

Radera dina data och återkalla åtkomst

Knappen Koppla bort kalendern i kalendervyn raderar de lagrade token direkt och avbokar de kommande mötena från den kalendern. Raderar du kontot tas alla data bort; kopior i våra krypterade säkerhetskopior roteras bort inom cirka fem veckor. Att koppla bort i appen tar inte bort behörigheten i ditt Microsoft-konto. För att återkalla den, ta bort Stenografen på myapps.microsoft.com eller myaccount.microsoft.com. Ett dokument som redan skrivits till din OneDrive är ditt; vi raderar det inte.

6. Ändamål och laglig grund

Vi behandlar uppgifterna för att leverera tjänsten (fullgörande av avtal) och för fakturering (rättslig förpliktelse, moms). Inspelning av möten sker med samtycke; boten postar ett samtyckesmeddelande i möteschatten när den ansluter.

7. Var dina data lagras och behandlas

Vi lagrar och kör behandlingen i EU-regioner: hosting och databas, säkerhetskopiering samt tal-till-text och språkmodeller. Övriga leverantörers region anges på vår sida Underbiträden.

Regionen är inte den enda faktorn. Våra leverantörers personuppgiftsbiträdesavtal kan tillåta att leverantören och dess godkända underbiträden behandlar data på distans när det behövs för säkerhet och underhåll av tjänsten, och kan innehålla överföring inom leverantörens koncern med stöd av EU:s standardavtalsklausuler. Leverantörer som ingår i koncerner med amerikanskt moderbolag — Google och Microsoft, om du väljer de inloggnings- och leveransintegrationerna, samt Stripe för betalningar — behandlar data enligt sina egna villkor och de överföringsmekanismer som gäller för dem. Regionerna ovan anger var behandlingen lagras och körs; de är ingen garanti för att data aldrig nås från annan plats i de fall som beskrivs här.

8. Underbiträden

Vi anlitar underbiträden för hosting och databas, säkerhetskopiering, tal-till-text och språkmodeller, e-postleverans och betalning (Stripe), samt de inloggnings- och leveransintegrationer du själv väljer att koppla. Kategorierna, med varje leverantörs roll, behandlade data och region, hittar du på vår sida Underbiträden. Den namngivna listan med företagsuppgifter lämnas till kontoägare på begäran.

9. AI-träning på dina data

Dina möten används aldrig av oss för att träna AI-modeller, och våra egna modeller lär sig ingenting av dina data. För en av våra leverantörer av tal-till-text och språkmodeller anger leverantören i sina villkor att den inte känner till in- och utdata och inte återanvänder dem på något sätt; det gäller inte alla leverantörens tjänster (till exempel inte batch-tjänster). För våra övriga leverantörer gäller deras egna villkor.

10. Lagringstid

Protokoll och transkript lagras enligt din plans lagringstid för text, och inspelningar (video och ljud) enligt planens egen — ibland kortare — lagringstid för media; de två tiderna är inte alltid lika långa. I dagsläget: text 30 dagar på Litet, 90 dagar på Standard, 1 år på Plus, Företag och Företag Pro (Enterprise: enligt avtal); media 30 dagar på Litet, Standard och Företag, 180 dagar på Plus och Företag Pro (Enterprise: enligt avtal). Provperioden följer Litets tider. Ingen plan behåller mötesdata längre än 1 år, och raderingen sker automatiskt när respektive period löper ut. Du kan radera enskilda möten när som helst — raderade möten hamnar i papperskorgen i 30 dagar, eller så tar du bort dem permanent direkt, vilket även rensar inspelningen på mötesbotens sida. När du raderar ditt konto tas alla dina data bort. Inaktiva eller obetalda konton raderas tidigast 91 dagar efter att kontot låsts, och först efter att vi har påmint dig via e-post.

11. Dina rättigheter

Du har rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet och att invända. Radera ditt konto direkt i appen, eller kontakta kontaktformuläret. Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

12. Säkerhet

Data skyddas med kryptering i transit (TLS), åtkomstkontroll, hyresgäst- isolering och en oföränderlig granskningslogg. OAuth-tokens och integrationshemligheter är krypterade i databasen, och säkerhetskopiorna är krypterade.

← Tillbaka till start