Spela in och transkribera möten: GDPR och samtycke

Är en inspelning en personuppgift?

IMY skriver att bild- och ljudupptagningar kan räknas som personuppgifter om man kan se eller höra vem det rör. En inspelning eller en transkribering av ett möte där människor talar kan alltså omfattas av dataskyddsreglerna. Eftersom en transkribering och ett protokoll återger vad som sagts, och ofta vem som sagt det, omfattas även de normalt av reglerna.

Behövs samtycke?

Inte nödvändigtvis. IMY beskriver att en vanlig missuppfattning är att det alltid krävs samtycke, och uppmanar till att kontrollera om samtycke verkligen är den lämpligaste rättsliga grunden. Andra grunder kan vara intresseavvägning (artikel 6.1 f i GDPR) eller avtal. För ett arbetsmöte kräver en intresseavvägning att ni väger ert behov mot deltagarnas integritet. IMY pekar särskilt på att samtycke kräver ett jämlikt maktförhållande, och att det ofta är ojämlikt mellan arbetsgivare och arbetstagare. Vilken rättslig grund som passar för just era möten bör ni stämma av med er jurist eller ert dataskyddsombud.

Väljer ni samtycke

Enligt IMY ska samtycke bland annat vara:

• frivilligt, så att den som avstår inte drabbas av negativa konsekvenser,
• lika lätt att ta tillbaka som att lämna,
• knutet till ett specifikt ändamål som förklaras tydligt,
• ett aktivt val, inte en förmarkerad ruta.

Ni behöver också kunna visa vem som samtyckt, när och hur, och vilken information som gavs.

Informera deltagarna

Oavsett rättslig grund ska den som behandlar personuppgifterna informera de registrerade (artikel 13 och 14 i GDPR): vem som ansvarar, varför materialet behandlas, hur länge det sparas och vilka rättigheter deltagarna har. Det är bäst att deltagarna vet detta i förväg. Praktiskt:

1. Skriv det i mötesinbjudan.
2. Säg det i början av mötet.
3. Ge den som inte vill vara med ett verkligt alternativ.
4. Spara materialet inte längre än ni behöver.

I Teams ser alla deltagare ett meddelande när transkribering är påslagen, enligt Microsofts supportsida om Copilot i Teams. Ett meddelande från verktyget ersätter inte er egen information till deltagarna.

Så går Stenografen till väga

• Boten går aldrig med i tysthet. Den knackar på och väntar tills en människa släpper in den, och den presenterar sig i mötets chatt.
• Ni kan tacka nej till boten för enskilda möten.
• Era möten används aldrig för att träna AI-modeller, och AI:n körs i datacenter inom EU. Läs mer under Säkerhet.
• Ni kan radera enskilda möten och hela kontot. Lagringstiden följer paketet.

Det här är hur verktyget fungerar, inte en garanti för att er användning uppfyller GDPR. Ansvaret för att det finns en rättslig grund och att deltagarna fått information ligger hos den organisation som är personuppgiftsansvarig, i praktiken ofta den som arrangerar mötet. Se hur det går till i Teams och Google Meet.