Personuppgiftsbiträdesavtal (DPA)

Detta personuppgiftsbiträdesavtal ("DPA") utgör en del av avtalet mellan kunden och Byki.ai om tjänsten BYKI Stenografen, och reglerar den behandling av personuppgifter som Byki.ai utför för kundens räkning enligt artikel 28 i EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

1. Parter och roller

Kunden (kontoägaren) är personuppgiftsansvarig. Byki.ai, som tillhandahåller BYKI Stenografen, är personuppgiftsbiträde. Tjänsten tillhandahålls av Byki.ai. Kontaktuppgifter finns på byki.ai. Kontakt: kontaktformuläret.

2. Föremål, varaktighet, art och ändamål

Behandlingen består i att en mötesbot ansluter till kundens digitala möten efter att ha släppts in (och med samtycke), spelar in mötena, transkriberar dem, genererar mötesprotokoll med en språkmodell och levererar protokollen till de kanaler kunden har konfigurerat. Behandlingen pågår under avtalstiden, plus lagrings- och raderingsperioderna i punkt 9. Ändamålet är enbart att tillhandahålla tjänsten BYKI Stenografen till kunden.

3. Kategorier av registrerade och personuppgifter

• Registrerade: kontoägaren och deltagarna i inspelade möten.
• Personuppgifter: mötesljud (och video på planer som inkluderar videoinspelning), transkript och talaretiketter, genererade mötesprotokoll, deltagarnas namn och e-postadresser samt anteckningar och kommentarer som användaren lägger till.
• Faktureringsuppgift: organisationsnummer — för en enskild firma personnummer — lagras hos betalningsleverantören Stripe och används bara för fakturering och moms.

4. Dokumenterade instruktioner

Byki.ai behandlar personuppgifter endast enligt kundens dokumenterade instruktioner — så som de uttrycks i tjänsteavtalet och i kundens konfiguration i appen — såvida inte behandling krävs enligt EU-rätten eller en medlemsstats nationella rätt; i så fall informerar Byki.ai kunden om det rättsliga kravet innan behandlingen, om inte lagen förbjuder det.

5. Sekretess

Byki.ai säkerställer att varje person med behörighet att behandla personuppgifterna har åtagit sig sekretess eller omfattas av lämplig lagstadgad tystnadsplikt.

6. Säkerhetsåtgärder

Byki.ai vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, bland annat: hosting i EU-regioner (se avsnitt 12), kryptering i transit (TLS), åtkomstkontroll, hyresgästisolering och en oföränderlig granskningslogg. OAuth-tokens och integrationshemligheter är krypterade i databasen, och säkerhetskopiorna är krypterade.

7. Underbiträden

Kunden lämnar ett allmänt förhandstillstånd för de underbiträden som anges i bilaga 1 till detta DPA. Bilagan är den fullständiga, namngivna listan; den lämnas till kontoägaren på begäran och hålls aktuell. Den publika sidan Underbiträden visar kategorierna. Innan Byki.ai börjar använda ett nytt underbiträde, eller byter ut ett, meddelar Byki.ai kontoägaren aktivt via e-post en rimlig tid i förväg, så att kunden kan invända. Byki.ai ålägger varje underbiträde samma dataskyddsförpliktelser och förblir fullt ansvarig för deras fullgörande.

8. Ingen användning av data för AI- eller modellträning

Byki.ai använder aldrig kundens data för att träna AI- eller maskininlärningsmodeller, och Byki.ai:s egna modeller lär sig ingenting av kundens data. För en av våra leverantörer av tal-till-text och språkmodeller anger leverantören i sina villkor att den inte känner till in- och utdata och inte återanvänder dem på något sätt; det gäller inte alla leverantörens tjänster (till exempel inte batch-tjänster). För övriga leverantörer gäller deras egna villkor.

9. Lagringstid och radering

Mötesprotokoll och transkript lagras enligt lagringstiden för text på den plan mötet skapades på, och inspelningar (video och ljud) enligt den planens egen — ibland kortare — lagringstid för media; de två tiderna är inte alltid lika långa. I dagsläget: text 30 dagar på Litet, 90 dagar på Standard, 1 år på Plus, Företag och Företag Pro (Enterprise: enligt avtal); media 30 dagar på Litet, Standard och Företag, 180 dagar på Plus och Företag Pro (Enterprise: enligt avtal). Provperioden följer Litets tider. Varje möte behåller den lagringstid som gällde när det skapades: vid en uppgradering gäller den längsta av den tiden och den nya planens, och en nedgradering förkortar aldrig lagringen av befintliga möten. Ingen plan behåller mötesdata längre än 1 år, och raderingen sker automatiskt när respektive period löper ut. Vid avtalets upphörande eller radering av kontot raderar Byki.ai alla personuppgifter som behandlats för kundens räkning, såvida inte EU-rätten eller nationell rätt kräver fortsatt lagring.

10. Bistånd med de registrerades rättigheter

Med hänsyn till behandlingens art bistår Byki.ai kunden med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att fullgöra kundens skyldighet att besvara de registrerades begäranden (tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet, invändning), och bistår kunden med att säkerställa efterlevnad av skyldigheterna enligt artiklarna 32–36 GDPR, inklusive att underrätta kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident.

11. Revision och informationsrätt

Byki.ai ger kunden tillgång till all information som krävs för att visa att skyldigheterna enligt artikel 28 GDPR fullgörs, samt möjliggör och bidrar till revisioner, inbegripet inspektioner, som genomförs av kunden eller av en revisor som kunden utsett, med skäligt varsel.

12. Behandlingsplats

Byki.ai lagrar och kör behandlingen enligt detta DPA i EU-regioner: hosting och databas, säkerhetskopiering samt tal-till-text och språkmodeller. Övriga underbiträdens region anges i bilaga 1.

Regionen är inte den enda faktorn. Underbiträdenas personuppgiftsbiträdesavtal kan tillåta att underbiträdet och dess godkända underbiträden behandlar innehåll på distans när det behövs för säkerhet och underhåll av tjänsten, och kan innehålla överföring inom underbiträdets koncern med stöd av EU:s standardavtalsklausuler. Underbiträden som ingår i koncerner med amerikanskt moderbolag (till exempel Google och Microsoft, när kunden väljer de integrationerna, samt Stripe för betalningar) behandlar data enligt sina egna villkor och de överföringsmekanismer som gäller för dem. Regionerna ovan anger var behandlingen lagras och körs; de är ingen garanti för att data aldrig nås från annan plats i de fall som beskrivs här.

Bilaga 1 — Underbiträden

Detta är underbiträdena enligt avsnitt 7, per kategori. Den namngivna listan — företagsnamn, adress, funktion, kategorier av personuppgifter och behandlingsplats — lämnas till kontoägaren på begäran och hålls aktuell. Ändringar meddelas aktivt via e-post enligt avsnitt 7.

← Tillbaka till start