Beslut och åtgärd är inte samma sak
- Beslut: vad ni bestämt. "Vi byter leverantör av kontorsmaterial från och med april."
- Åtgärdspunkt: vad som ska göras för att det ska bli verklighet. "Skicka uppsägning till nuvarande leverantör."
Ett beslut utan åtgärd händer ofta ingenting med. En åtgärd utan beslut bakom sig blir lätt ifrågasatt senare. Skriv gärna båda, och håll dem isär i protokollet.
Så skriver ni ett beslut
- En mening, i förfluten tid. "Gruppen beslutade att …".
- Utan diskussionen. Resonemanget hör hemma under ärendet, inte i beslutet.
- Med eventuella villkor. Gäller beslutet bara till en viss dag eller under ett visst läge, skriv det.
- Med avvikande mening om någon begär det. Vem som var emot och varför kan bli viktigt längre fram.
Så skriver ni en åtgärdspunkt
En åtgärdspunkt behöver tre saker:
| Del | Fråga | Dåligt exempel | Bättre exempel |
|---|---|---|---|
| Uppgift | Vad ska göras? | "Titta på budgeten" | "Skicka reviderad budget för andra kvartalet till gruppen" |
| Ansvarig | Vem gör det? | "Alla" | "Erik" |
| Tidsfrist | Till när? | "Snart" | "Fredag 14 mars" |
En åtgärd med flera ansvariga har i praktiken ingen ansvarig. Välj en person, och låt hen be andra om hjälp.
Ett påhittat exempel
Exemplet är påhittat och visar bara hur det kan se ut.
Beslut
- Gruppen beslutade att flytta kundmötet från tisdag till torsdag.
- Gruppen beslutade att prova nya mötestider under två månader och utvärdera i maj.
| Åtgärd | Ansvarig | Senast |
|---|---|---|
| Boka om kundmötet och meddela kunden | Sara | 12 mars |
| Skicka förslag på nya mötestider till gruppen | Anna | 14 mars |
| Sätta upp utvärdering i kalendern | Erik | 21 mars |
Följ upp
Det bästa sättet att få åtgärder gjorda är att börja nästa möte med att gå igenom dem: klar, pågår eller flyttad. Det tar några minuter och visar tydligt vad som fastnat. Har ni skrivit ned tidsfrister och ansvariga är det en kort genomgång.
Hur Stenografen hjälper
Stenografen deltar i det digitala mötet och skriver ett protokollutkast där beslut och åtgärder är uppdelade, med ansvarig och tidsfrist för åtgärderna (eller "ej satt" om det inte sades). Ett utkast är ett underlag: läs igenom det, särskilt namn, datum och siffror, innan ni skickar det vidare. Se hur protokollet ser ut eller använd den allmänna mallen för mötesprotokoll.