Dagordningen
En dagordning som fungerar för ledningsgruppen brukar ha tre delar:
- Uppföljning: åtgärderna från förra mötet. Klar, pågår eller flyttad.
- Information: sådant som bara behöver delas, helst skickat i förväg så att mötestiden går till annat.
- Diskussion och beslut: de få ärenden som kräver gruppen. Märk varje ärende med om det är för diskussion eller för beslut, och vem som föredrar det.
Sätt en tid per ärende. Det gör det lättare att se att tre ärenden inte får plats.
Protokollet
Ledningsgruppens protokoll behöver inte vara långt. Det viktiga är att det går att läsa tre månader senare och förstå vad som bestämdes:
- datum och deltagare, inklusive vem som var förhindrad,
- beslut, en mening vardera, se Beslut och åtgärdspunkter,
- åtgärdspunkter med ansvarig och tidsfrist,
- en rad om det som skjutits till nästa möte.
Diskussionen behöver sällan återges i detalj. Skriv ned skälen till beslut som kan ifrågasättas senare.
Känslig information
Ett ledningsgruppsmöte kan beröra personal, ekonomi, förvärv eller kunder. Några saker att bestämma i förväg:
- Vem får se protokollet? Hela gruppen, eller även andra? Är det olika för olika delar?
- Vad ska inte skrivas ned alls? Vissa ärenden hanteras bättre muntligt eller i ett separat dokument.
- Var sparas protokollet? Och hur länge?
- Personuppgifter: uppgifter om enskilda anställda i ett protokoll är personuppgifter. Håll dem till det som behövs. Frågor om rättslig grund och lagring bör ni stämma av med er jurist eller ert dataskyddsombud.
Om ni använder ett verktyg som deltar i mötet, kontrollera var data behandlas och hur länge den sparas. Se Säkerhet för hur Stenografen hanterar det.
Uppföljning mellan mötena
- Skicka protokollet inom ett par dagar, medan mötet är i färskt minne.
- Låt var och en bekräfta sina åtgärder. En åtgärd som ingen bekräftat är ofta missförstådd.
- Gå igenom åtgärderna först på nästa möte.
Hur Stenografen hjälper
Stenografen deltar i det digitala mötet och skriver ett protokollutkast med beslut och åtgärder, med ansvarig och tidsfrist för åtgärderna. Ett utkast är ett underlag: ledningsgruppen läser igenom det och bestämmer vad som ska sparas och skickas vidare. Se hur protokollet ser ut.